Urzad Gminy w Choceniu

Zarządzenie nr 116/2012Wójta Gminy Choceńz dnia 4 maja 2012w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Choceń

Zarządzenie nr 116/2012
Wójta Gminy Choceń
z dnia 4 maja 2012

w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Choceń



Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) w związku z art. 69 ust. 1 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240)
 
Zarządzam, co następuje:
§  1
1.      Kontrola zarządcza w Gminie Choceń stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 
2.      Kontrola ta realizowana jest przez wszystkie jednostki organizacyjne i wszystkich pracowników.
 
§  2
Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o :
1.      standardach kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć standardy ogłoszone w Komunikacie Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,
2.      kierownikach - należy przez to rozumieć kierowników jednostek organizacyjnych gminy, zakładów budżetowych i instytucji kultury,
3.      Wójcie należy przez to rozumieć Wójta Gminy Choceń,
4.      Gminie należy przez to rozumieć Gminę Choceń,
5.      Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Gminy Choceń.
 
§ 3
Celem kontroli jest zapewnienie w szczególności:
1.      Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2.      Skuteczności i efektywności działania,
3.      Wiarygodności sprawozdań,
4.      Ochrony zasobów,
5.      Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6.      Efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7.      Zarządzania ryzykiem.
 
§ 4
Kontrola zarządcza funkcjonuje na dwóch poziomach:
1.      kontrola zarządcza realizowana na poziomie jednostki sektora finansów publicznych (I poziom kontroli zarządczej), za funkcjonowanie kontroli w jednostce odpowiedzialny jest kierownik,
2.      kontrola zarządcza realizowana na poziomie jednostki samorządu terytorialnego (II poziom kontroli zarządczej), za funkcjonowanie której odpowiedzialny jest Wójt.
 
§ 5
Nadzorowanie i kontrolowanie pozostaje integralną częścią ogólnego procesu zarządzania, w związku z tym do obowiązków kierowników wszystkich jednostek należy w szczególności:
1.      Identyfikowanie i ocena ryzyka niepowodzenia (nieprawidłowości, straty) związanego z konkretnym obszarem działania,
2.      Opracowywanie i ustalanie zasad (polityk), planów i standardów działań, aby zminimalizować, ograniczyć lub usunąć ryzyko związane ze zidentyfikowanym zagrożeniem,
3.      Wprowadzenie procedur i narzędzi nadzorowania i kontrolowania, które zachęcają i wymuszą od podległych pracowników wykonywanie obowiązków w sposób zapewniający osiągnięcie celów kontroli zarządczej,
4.      Zapewnienie skutecznego wykonywania kontroli zarządczej i dbanie o ciągłą poprawę realizowanych procesów.
 
§ 6
System kontroli zarządczej w gminie to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych na który składają się:
1.      Kontrola  realizowana przez RIO oraz NIK oraz inne uprawnione organy kontrolne,
2.      Kontrola finansowa sprawowana przez Skarbnika,
3.      Kontrola funkcjonalna  sprawowana przez kierowników wszystkich szczebli oraz inne osoby biorące udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów,
4.      Kontrolna wykonywana przez pracowników urzędu, po pisemnym upoważnieniu przez Wójta,
5.      Samokontrola, do której zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w urzędzie oraz jednostkach organizacyjnych gminy, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, polegająca na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy w toku codziennego wykonywania zadań w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności.
 
§ 7
Ponadto formami kontroli uzupełniającymi system kontroli zarządczej są:
1.      kontrola wykonywana przez Komisję Inwentaryzacyjną w zakresie inwentaryzowanych składników majątkowych,
2.      kontrole wykonywane przez pracowników urzędu powołanych każdorazowo do zespołów kontrolnych na podstawie zarządzeń Wójta Gminy,
3.      kontrola sprawowana przez pracownika na stanowisku ds. bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
4.      kontrole dyscypliny pracy.
 
§ 8
Kontrola zarządcza składa się z pięciu, wzajemnie ze sobą powiązanych, elementów:
1.      środowisko wewnętrzne,
2.      zarządzanie ryzykiem
3.      mechanizmy kontroli,
4.      informacja i komunikacja,
5.      monitoring i ocena.
 
§ 9
W celu zapewnienia właściwego środowiska wewnętrznego funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w urzędzie:
1.      Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań,
2.      Kierownik jednostki poprzez przykład i codzienne decyzje promuje i wspiera przestrzeganie wartości etycznych oraz osobistą i zawodową uczciwość pracowników.
 
§ 10
Zapewnieniu właściwego środowiska wewnętrznego w urzędzie służą w szczególności procedury wprowadzone w drodze zarządzeń  w sprawie:
1.      polityki kadrowej w tym: regulaminu pracy, służby przygotowawczej, naboru kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, regulaminu wynagradzania
2.      polityki rachunkowości,
3.      ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Choceniu,
 
§ 11
Biorąc pod uwagę cele kontroli zarządczej oraz przypisany w tym obszarze zakres odpowiedzialności, kierujący jednostkami organizacyjnymi gminy organizują w kierowanych jednostkach adekwatną, skuteczną i efektywną kontrolę zarządczą uwzględniając:
1.      ogólnie obowiązujące przepisy prawa oraz przyjęte w jednostkach sektora finansów publicznych standardy kontroli zarządczej,
2.      specyficzne zadania jednostki, posiadane zasoby oraz warunki w których działa,
3.      standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych wydane przez Ministra Finansów, które są wskazówką do tworzenia, oceny i doskonalenia systemu kontroli zarządczej.
 
§ 12
Realizację zadań planuje się w Strategii Gminy Choceń, Budżecie Gminy Choceń, Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Choceń, oraz wszelkich innych strategiach, programach lokalnych oraz planach.
 
§ 13
Realizacja celów i zadań gminy podlega monitorowaniu w ramach:
1.      prowadzonego nadzoru przez kierowników,
2.      koordynowania i sprawowania nadzoru nad załatwianiem interpelacji, wniosków i postulatów kierowanych do Wójta przez posłów i senatorów,
3.      sprawowania nadzoru nad terminową realizacją wniosków i wystąpień innych organów,
4.      prowadzonego monitoringu wskazanych przez Wójta spraw prowadzonych przez jednostki organizacyjne urzędu,
5.      prowadzonego nadzoru nad realizacją ustaleń podjętych na naradach i spotkaniach oraz wytycznych i poleceń służbowych Wójta,   
koordynowania i nadzoru wykonania wydanych przez Wójta poleceń w toku przyjmowania interesantów w sprawach skarg, wniosków i interwencji.

§ 14
Kierujący jednostkami organizacyjnymi składają sprawozdanie z realizacji powierzonych im zadań w terminach wynikających z uchwał Rady Gminy w Choceniu, zarządzeń i wytycznych Wójta lub innych przepisów prawa.
 
§ 15
Wójt, Sekretarz, Skarbnik, kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metod przeciwdziałania ryzyku w odniesieniu do realizowanych celów i zadań oraz zapewnienia stosownych metod przeciwdziałania ryzyku.
 
§  16
Pracownicy urzędu oraz kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do bieżącego informowania bezpośrednich przełożonych o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka niewykonania realizowanych zadań.
 
§  17
Zarządzanie ryzykiem obejmuje  następujące czynności:
1.      Identyfikację ryzyka,
2.      Ocenę zagrożeń i projektowanie czynności kontrolnych,
3.      Monitorowanie występowania zagrożeń (stanów niepożądanych),
4.      Podejmowanie decyzji i działań korygujących (lub rozwiązania problemów).
 
§  18
1.      Jednym z elementów kontroli zarządczej jest system wprowadzonych mechanizmów kontroli.  Składają się na niego zarządzenia, stanowiska, polecenia, instrukcje, wytyczne Wójta, pełnomocnictwa, upoważnienia, zakresy obowiązków, uprawnień  i odpowiedzialności pracowników. Są one udokumentowane i dostępne dla upoważnionych pracowników, którym informacje te są niezbędne. 
2.      Pracownicy urzędu zobowiązani są do przedkładania na stanowisku sekretariat w celu dokonania rejestracji wszelkich dokumentów, których stosowanie zapewnia funkcjonowanie kontroli zarządczej w gminie.
3.      Pracownicy urzędu mają obowiązek zapoznania się z wewnętrznymi procedurami, które dotyczą wykonywanych przez nich obowiązków i realizowanych zadań.
4.      Pracownicy urzędu zobowiązani są także do zapoznania się i uwzględniania  w wykonywaniu swoich obowiązków standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych wydanych przez Ministra Finansów.
 
§ 19
Wójt, Skarbnik i Sekretarz oraz kierownicy jednostek organizacyjnych urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem nadzorujących jednostki organizacyjne gminy prowadzą nadzór nad wykonywanymi zadaniami w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Podstawowym kryterium prowadzonego nadzoru jest wykonanie budżetu.
 
§ 20
1. W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności jednostki zaleca się:
1) delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze,
2) prowadzenie spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala na bieżące śledzenie toku sprawy i podjęcie jej przez zastępującego pracownika,
3) przechowywanie, znakowanie, rejestrowanie spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną

i instrukcją archiwalną,
4) ustanowienie  systemu zastępstw.
2. W urzędzie prowadzony jest rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw.
 
§  21
W urzędzie zastępstwa powierza się w formie pisemnej. Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień potwierdza się podpisem.
 
§ 22
Wszyscy pracownicy urzędu posiadają opracowany i aktualizowany przez bezpośrednich przełożonych przedstawiony na piśmie „zakres czynności”, którego przyjęcie potwierdzili własnoręcznym podpisem.
 
§ 23
W celu zapewnienia ochrony zasobów pracownicy zobowiązani są do:
1.      przestrzegania zasad porządku i dyscypliny pracy  oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych,
dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie dostępu

1.      do informacji publicznej i ochrony danych osobowych,
2.      ochrony danych osobowych w systemie informatycznym, a w szczególności przeciwdziałania dostępowi osób niepowołanych,
3.      przestrzegania zasad określonych w instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym,
4.      przestrzegania zasad określonych w instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych.
 
§ 24
Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują  go na swój stan.
 
§ 25
Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach środków trwałych
i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z instrukcją inwetaryzacyjną.
 
§ 26
W Archiwum Zakładowym urzędu zgodnie z  instrukcją archiwalną i kategoriami archiwalnymi przechowywane są dokumenty wytworzone i te, które wpłynęły do Urzędu.
 
§ 27
Budynek urzędu jest odpowiednio zabezpieczony.
 
§ 28
Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną odbywającą się według ściśle określonych kryteriów, w zależności od rodzaju kontroli. Przy prowadzeniu czynności kontrolnych obowiązują następujące zasady:
1.      legalności, tj. zbadania zgodności działania jednostki z obowiązującymi przepisami prawa, wskazania luk i sprzeczności  występujących w przepisach lub działań niezgodnych z intencją ustawodawcy,
2.      gospodarności, tj. ustalenia czy działalność  jednostki jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej,
celowości, tj. ustalenia czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych
1.      w aktach normatywnych, także czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów wynikających ze Strategii Gminy Choceń, Budżetu Gminy Choceń, Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Choceń, oraz wszelkich innych zatwierdzonych strategii, programów lokalnych oraz planów,
2.      rzetelności, tj. zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności należy zbadać, czy:
a)      zobowiązania jednostki były wykonywane zgodnie z ich treścią,
b)       czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywali swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie,
c)      przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania jednostki,
czy określone stany lub działania są faktycznie udokumentowane, zgodnie
a)      z rzeczywistością.
zgodności z prawem i harmonogramem, tj. zbadania, czy zobowiązania wynikające
1.      z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie finansowym i harmonogramie wydatków.
 
§ 29
Kontrolę należy prowadzić odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo - kontrolnych poszczególnych jednostek organizacyjnych i stanowisk pracy we wszystkich fazach działalności jednostki, w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następnej. Zasady kontroli określa:
1.      zarządzenie Wójta Gminy Choceń w sprawie ustalenia przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Gminy w Choceniu,
2.      Instrukcja inwentaryzacyjna.
 
§ 30
Procesy związane z :
1.  pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych,
2.  zaciąganiem zobowiązań finansowych i dokonywaniem wydatków ze środków publicznych,
3.  zwrotem środków publicznych, stanowiących własność Urzędu,
4. przygotowaniem i realizacją operacji gospodarczych dotyczących pobierania i wydatkowania środków,
5. ewidencją środków i sprawozdawczością,
objęte są szczególną formą kontroli zarządczej - kontrolą finansową, która polega
na przeprowadzeniu wstępnej oceny realizacji dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
 
§ 31
Procedury wstępnej kontroli finansowej w Urzędzie oraz oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, bieżącej kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo - księgowych, procesów gromadzenia środków publicznych określa zarządzenie  w sprawie prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Gminy w Choceniu.
 
§ 32
Mechanizmy kontroli systemów informatycznych obejmują m.in. kontrolę dostępu – mechanizmy ograniczające i wykrywające nieuprawniony dostęp do zasobów informatycznych (sprzętu, systemu, aplikacji, danych) mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem danych.
 
§ 33
Kierownicy otrzymują w odpowiedniej formie i czasie właściwe i rzetelne informacje bieżące niezbędne do optymalnej realizacji zadań. Są one pozyskiwane poprzez:
1.      udział Wójta, Sekretarza, Skarbnika, pracowników, kierowników jednostek organizacyjnych  w sesjach Rady Gminy,
2.      przyjmowanie interesantów,
3.      udział Wójta kierowników i pracowników w spotkaniach z mieszkańcami,
4.      monitoring i analizę przekazów medialnych,
5.      udział Wójta w spotkaniach z występującymi o to organizacjami, instytucjami, związkami, stowarzyszeniami, fundacjami itp.
6.      analizę skarg i wniosków  zgłaszanych przez mieszkańców.
 
§ 34
W urzędzie funkcjonuje efektywny system komunikacji wewnętrznej (pionowej i poziomej)
w postaci mechanizmów zapewniających przekazywanie ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej i zapewniający właściwe zrozumienie przez adresatów w szczególności w postaci:
1. sieci informatycznej umożliwiającej przesyłanie komunikatów, informacji i danych do wybranej grupy  pracowników,
2. dostępu do systemu informacji prawnej LEX, BIP (uchwały, zarządzenia),
3. narad  i spotkań Wójta, Sekretarza, Skarbnika oraz pracowników z kierownikami  jednostek organizacyjnych gminy.
 
§ 35
Sekretarz, Skarbnik zapoznają pracowników z obowiązującymi przepisami prawa i zapewniają im dostęp do obowiązujących aktów prawnych dotyczących zakresu ich działania.
 
§ 36
Zasady wykonywania obowiązków w zakresie udostępniania informacji publicznej zostały określone w:
1.      Statucie Gminy,
2.      Regulaminie Organizacyjnym.
3.      zarządzeniu w sprawie powołania Zespołu ds. redagowania Biuletynu Informacji Publicznej.
 
§ 37
Kierownicy i pracownicy na bieżąco spotykają się z interesantami konsultując ważne dla nich decyzje, przekazując im niezbędne informacje.
 
§ 38
1.      Urząd zapewnia wszechstronną informację na temat obowiązujących procedur załatwiania spraw, której udzielają pracownicy urzędu na każdym stanowisku pracy.
2.      Na stronie internetowej urzędu  jest zamieszczony stale aktualizowany katalog usług świadczonych przez urząd.
 
§ 39
Komunikacja z klientem odbywa się poprzez strony internetowe, materiały promocyjne
i edukacyjne, udział w wystawach, konferencjach. W siedzibie urzędu znajduje się tablica informacyjna.
 
§ 40
Urząd Gminy przekazuje informacje o działalności Wójta do wiadomości publicznej poprzez:
1.      współdziałanie ze środkami społecznego komunikowania,
2.      redagowanie i wysyłanie informacji prasowych,
3.      organizowanie spotkań,
4.      zamieszczanie na stronie internetowej urzędu informacji o działaniach i zamierzeniach Wójta.
 
§ 41
Zobowiązuje się kierowników do stałego monitorowania i oceniania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, w celu bieżącego identyfikowania problemów.
 
§ 42
Ocena systemu kontroli zarządczej polega na ustaleniu czy system ten funkcjonuje w sposób ciągły, a także czy jest:
1.      adekwatny co oznacza, iż  ilość kontroli w stosunku do określonych zadań jest wystarczająca  czyli nie jest nadmierna, jak również nie jest za mała,
2.      kompleksowy co oznacza, że przyjęte procedury jasno i zrozumiale wskazują na poszczególne etapy realizowanych procesów i operacji w jednostce,
3.      efektywny i skuteczny, oznacza to, iż w porę wykrywa się w nim błędy,
4.      szczelny, co oznacza, iż wszystkie operacje są sprawdzane.
Przy dokonywaniu oceny należy brać również pod uwagę fakt, w jakim stopniu kierownicy jednostek wykorzystują wyniki sprawowanej kontroli zarządczej do uzyskania racjonalnej pewności, że osiągane są zamierzone przez nich rezultaty.
 
§ 43
System kontroli zarządczej może być weryfikowany w drodze samooceny.
 
§ 44
1.      W ramach zarządzania strategicznego nadzór nad jednostkami organizacyjnymi  gminy pełnią Wójt, Skarbnik i Sekretarz. 
2.      Pracownicy wspomagają kierowników w pełnieniu tego nadzoru poprzez analizowanie i opiniowanie wskazanych przez nich materiałów planistycznych, informacyjnych i sprawozdawczych opracowanych przez jednostki organizacyjne gminy.
 
§ 45
Uzyskanie zapewnienia Wójta o stanie kontroli zarządczej następuje w szczególności
w wyniku monitorowania realizacji zadań, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli.
 
§ 46
W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur, ustalonych niniejszym zarządzeniem wnioski w tej sprawie należy składać u Sekretarza.
 
§ 47
Kierownicy oraz wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią niniejszego zarządzenia i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień.
 
§ 48
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi oraz kierownikom.
 
§ 49
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Choceń